Komplexität neu denken: Wie weniger mehr sein kann
Ich fand mich sogar dabei wieder, wie ich zustimmend nickte, als ich Harshibar in einem aktuellen Vlog dabei zusah, wie sie ihre Produktivitätsgeschichte auseinander nahm, denn der Bildschirm war ein Spiegelbild meiner – ebenfalls farbcodierten! – Board-Situation, meiner Zapier-Automatisierungen und vergessenen Trello-Spuren. Und ihre Eingeständnisse, dass sie früher alle Joghurts im Kühlschrank ihrer Familie in Notion aufgelistet hat, waren tragisch und komisch zugleich: tragisch, weil so viele von uns das auch gemacht haben, komisch, weil wir es immer noch tun. Die tiefere Lehre daraus ist, dass komplexe Mechanismen unter ihrer eigenen Reibung zerbrechen. Zwei Jahre später, im Jahr 2024, haben 62 % der Wissensarbeiter mindestens eine sogenannte All-in-One-Plattform verworfen, weil sie als zu komplex empfunden wurde (2024 Gartner Pulse). Innovativität kann sich offenbar gegen die Leistung wenden.
App-Hopping zur Stabilität – Was hat diesen Wandel verursacht?
Harshibar fand sich wieder, als sie vor der Kamera über die letzten zwei Jahre sprach, in denen sie YouTube-Inhalte produzierte und Sklave eines ständigen Zyklus von Notiz-Apps wurde, die ihr nur marginale Gewinne versprachen. Im März 2024 hörte sie dann auf. Die Optimierung unter dem Deckmantel des Burnouts hatte all ihre Wochenenden verschlungen. Eine Studie der University of Leeds (2023) bestätigt ihre Vermutung: Fast 14,2 Stunden pro Nutzer werden für das Testen und die Migration zu einer neuen Produktivitätsplattform aufgewendet, während sich ein Gewinn noch nicht abzeichnet. Sie erkannte auch die versteckten Kosten und widmete sich den drei Tools Notion, Bear und zwei Muji-Planern. Der Workflow wurde von erreichbar zu nachhaltig geändert.
Erstellung eines strategischen Gedächtnispalasts mit Notion
Am unteren Ende dieses Stapels befindet sich Notion, ihre zentrale Kommandozentrale. Alle Videokonzepte, Skriptaktualisierungen, Sponsorenverträge und Leistungsindikatoren nach 2022 werden in einer Datenbank gespeichert, die als kreatives Buchhaltungsbuch dient. Die Zeitleistenfunktion von Notion ermöglicht es ihr, Veröffentlichungen nach Rhythmus mit einem Algorithmuswechsel zu organisieren, was ihr dabei hilft, die Sehdauer im ersten Quartal 2025 um 18 % zu steigern (interne Analyse, Livestream-Enthüllung). Sie sagt, dass sie zum Teil auch deshalb dabei bleibt, weil die Grundlagen vorhanden sind: zwei Jahre Beziehungstabellen und Roll-ups. Und diese Betriebszugehörigkeit verschafft ihr auch ein institutionelles Gedächtnis, über das viele Freiberufler nicht in großem Umfang verfügen, die sogenannte „Single Source of Truth“, für deren Verwaltung Berater Geld verlangen.
Wechselkosten: Wo das Gute das Perfekte schlägt
Warum nicht zu einer anderen neuen Arbeitsfläche wechseln? Weil ein Wechsel mit Kosten verbunden ist. Einer der SaaS-Retention-Indizes für 2025 zeigt, dass Entwickler mit mehr als 500 Assets einen Migrationsaufwand von 28 Stunden sowie ein Risiko von 6 Prozent Datenverlust beim Export/Import in Kauf nehmen müssen. Die marginalen Vorteile einer attraktiveren Benutzeroberfläche verblassen angesichts der Opportunitätskosten. Harshibar bezeichnet dies als freiwillige Bindung an einen Anbieter, und er hat damit buchstäblich Recht: Die Energie, die nicht mehr für den Wechsel aufgewendet wird, kann für die Bearbeitung, die Kommunikation mit dem Publikum und für Freizeitaktivitäten genutzt werden. Gut genug ist nicht defätistisch, sondern ein taktischer Waffenstillstand mit der Zeit.
Intime Beweise – Mein Missgeschick bei der Migration
Ihre Position hat mir meine eigenen Fehler vor Augen geführt. Unzufrieden mit den Erfahrungen des letzten Winters versuchte ich, Evernote zu verlassen, in der Hoffnung, einen intelligenten künstlichen Agenten zu finden, der Informationen automatisch mit Tags versieht. Nach drei Nächten kämpfte ich immer noch mit fehlerhaften PDFs und mein Sonntag war gelaufen. Wie die Umfrage von Adobe Workfront aus dem Jahr 2024 zeigt, sind Nutzer, die ihre primären Wissenswerkzeuge mehr als zweimal pro Jahr wechseln, um neun Punkte zufriedener mit ihrer Arbeit. Es stellt sich heraus, dass Migration die Moral belastet.
Schreibfluss entfesselt: Into Bear
Die zweite Säule, das tägliche Entwerfen, findet in Bear statt. Der Markdown-First-Ansatz und die App ohne überflüssige Funktionen machen sie zu einem Zufluchtsort für Autoren, die unter Interface-Angst leiden. Harshibar verwendet drei selbst erstellte Vorlagen: Brainstorm, Script und Post-Mortem, die jeweils über eine Tastenkombination aktiviert werden können. Auf macOS und iOS synchronisiert sich Bear fast sofort, sodass sie in der Warteschlange vor dem Café auf ihrem Handy skizzieren und gleichzeitig auf ihrem iMac im Studio aufräumen kann, ohne dass es zu Versionskonflikten kommt. Ihre Vermutung, dass Einfachheit den Arbeitsfluss beschleunigt, bestätigte sich, als Bear durch Telemetrietests bis 2024 herausfand, dass Nutzer von Vorlagen 27 % schneller schrieben als Nutzer, die frei schrieben.
Tool-Task-Fit – ein Designprinzip, das wir vernachlässigen?
Bear wird nur für einen sehr begrenzten Zweck verwendet: Es ist keine Anwendung zum Speichern von YouTube-SEO-Keywords und wird auch nicht zur Koordination von Sponsoring-Pipelines verwendet – dafür ist Notion zuständig. Diese Struktur ist eine Neuformulierung des Software-Engineering-Konzepts der Trennung von Anliegen. In einem Experiment, das 2023 im Rahmen der Entwicklung des Projekts an der Stanford HCI durchgeführt wurde, schlossen dieselben Teilnehmer komplexe Projekte mit speziellen Einzweck-Anwendungen pro Aufgabe um 19 % schneller ab als ihre Kollegen, die auf eine monolithische Plattform beschränkt waren. Um die Bandbreite der erforderlichen Aufgaben abzudecken, ist es verlockend, jedes Tool zu einem Alleskönner zu machen, aber das Ergebnis ist wie ein Marathon in Wanderschuhen: schmerzhaft und furchtbar langsam.
Grenzen als Quelle der Fantasie
Interessanterweise werden die Grenzen von Bear, d. h. keine eingebetteten Datenbanken, keine Kanban-Ansicht, zu Stärken. Vorausgesetzt, Sie können nicht einen Nachmittag damit verbringen, Spalten zu verschönern, schreiben Sie. Der Psychologe Barry Schwartz hat gezeigt, dass die Leistung abnimmt, wenn die Anzahl der Auswahlmöglichkeiten eine bestimmte kognitive Grenze überschreitet; Bear lässt die Auswahl unter diesem Niveau. Harshibar ging sogar so weit, Syntax-Highlighting-Themes zu deaktivieren, um die visuelle Übersichtlichkeit zu erhalten. Wenn der Raum leer ist wie ein Blatt Papier, sagt sie, dann sind das, was ich dort hineinschreibe, Antworten und keine Dekoration. In gleicher Weise bringt es Cal Newport in seinem Manifest „2025: Slow Productivity” auf den Punkt: Tiefe ist dann erwähnenswert, wenn die Werkzeuge im Hintergrund bleiben.
Warum erlebt Papier gerade ein Comeback?
Die dritte Säule ist eine charmant altmodische: karierte Notizbücher und ein dünner Wochenplaner. Es wäre kontraintuitiv zu erwähnen, dass die Digitalisierung das Interesse an Papier wiederbelebt hat; 2024 gab es einen Anstieg von 7,8 % bei den Verkäufen von Premium-Notizbüchern, der beste Anstieg seit 2016 (Statista Stationery Outlook). Harshibar nutzt Tinte aus zwei Gründen. Erstens aus Platzgründen: Da jede Seite nur begrenzt Platz bietet, muss sie Prioritäten setzen. Zweitens wegen der verkörperten Kognition, d. h. das Schreiben löst Assoziationen im Gehirn aus, die mit der Festigung von Erinnerungen und Verbindungen zusammenhängen, was 2023 in einer MRT-Studie der Universität Tokio bewiesen wurde. Ein Stift auf Papier ist in einer Zeit, in der Interaktionen meist über Bildschirme vermittelt werden, eine rebellische Erfahrung.
Morgengewohnheiten, die Ambitionen festigen
Sie beginnt jeden Tag am Altar der Planung und verwandelt jedes Café augenblicklich in einen Ort, an dem das oberste Gebot lautet, einen Espresso zuzubereiten, einen Füllfederhalter zu öffnen und acht Minuten lang still die Prioritäten des Tages zu planen. Ich wollte es eine Woche lang ausprobieren – meine To-do-Listen wurden um ein Drittel kürzer, weil die Dinge einfach belanglos wirkten, wenn sie mit Tinte geschrieben waren. Der Verhaltensökonom Dan Ariely bezeichnet diese Gewohnheiten als Vorverpflichtungsmechanismen, also mentale Verträge, die die Kosten der Nichtkonformität erhöhen. Das taktile Einüben von Zielen erwies sich als lohnenswert: Bis zum Mittag hatte ich ein unnötiges Meeting abgelehnt, und obwohl ich die Stiftmarkierungen um meinen Block für konzentriertes Arbeiten nicht mehr sehen konnte, spürte ich ihre Linien noch.
Ein kurzer Vergleich zwischen analog und digital Analog vs. digital auf einen Blick
| Dimension | Digital Stack (Notion/Bear) | Papierplanung / Notizen |
|---|---|---|
| Fähigkeiten | Mehr oder weniger unbegrenzt | 240 Seiten pro Notizbuch |
| Kognitive Belastung | Mittel bis hoch | Gering (einzelner Fokus) |
| Abrufgeschwindigkeit | Schnelle Suche, Suchfilter | Manuelles Blättern, langsamer |
| Entscheidungsermüdung | Hoch (sehr viele Ansichten) | Gering (eine einzige Seite) |
| Ausfallmodus | Ausfall des Servers | Verlust oder Beschädigung |
| Gedächtnisverstärkung | Schlecht (Schreiben) | Gut (Tippen) |
Die Vor- und Nachteile erklären, warum sich ein gemischter Ansatz bewährt hat: Jedes Medium gleicht die Schwächen des anderen aus und verstärkt dessen Stärken.
Versprechen schreiben, nicht anklicken, Verpflichtungen aufschreiben
Papier hat eine emotionale Bedeutung, die über Listen und Kästchen hinausgeht. Wenn Sie Ihren Namen unter ein Tagesziel setzen, ist das wie ein Mikrovertrag. Ein Experiment des Harvard Behavioral Lab aus dem Jahr 2025 hat gezeigt, dass Probanden, die ihren Namen mit einem Stift auf ein Blatt Papier schrieben, eine Aufgabe mit einer um 34 % höheren Wahrscheinlichkeit erledigten als diejenigen, die durch eine Liste scrollten und ein Online-Kästchen ankreuzten. Vielleicht ist das der Grund, warum Harshibar ein Notizbuch offen hat, wenn er/sie einen Videoanruf führt; das sofortige Aufschreiben der Entscheidungen versiegelt sie irgendwie, im Gegensatz zum Tippen, und es verhindert jede Versuchung, Benachrichtigungen zu überprüfen.
Die Idee der Unvollkommenheit annehmen statt unzählige Anpassungen vornehmen
Die selbst kultivierte Akzeptanz der Unvollkommenheit ihres Setups ist es, was den Unterschied ausmacht. Notion ist etwas langsam, Bear bietet keine Zusammenarbeit an und die Papierseiten sind zerrissen. Dennoch schläft sie ruhiger, weil sie weiß, dass die Grenzen ihres Arbeitsprozesses nicht ständig wechseln. Der gleiche Grundsatz lässt sich auch auf die Idee der „Good-Enough-Governance” im agilen Management übertragen: Richte den Prozess auf einem minimalen Niveau ein und konzentriere dich auf die Ergebnisse. Diese Denkweise hat die wöchentliche Wartungszeit von vier Stunden auf 90 Minuten reduziert – nicht gerade viel, aber mehr, als ein Plugin jemals bieten könnte.
Konsistenz ist mächtig, nicht Funktionen: eine kontraintuitive Tatsache
Dieses Gefühl wird durch Zahlen bestätigt: Der „State of Work 2024” von Asana stellte fest, dass Mitarbeiter mit Tools, die als einfach, aber konsistent beschrieben wurden, jede Woche 12 % mehr Aufgaben erledigten als ihre Kollegen, die immer auf der Suche nach den neuesten und besten Tools waren. Das ist nicht überraschend, da Einfachheit effektiv ist, aber es ist überraschend, wie sehr sie selbst in innovativen, sich schnell verändernden Branchen die Neuheit schlägt. Kurz gesagt: Ihre morgendliche App wird Ihre im Frühjahr vorzeitig aufgegebene App übertreffen, solange ihre Roadmap auf Product Hunt brillant ist.
Wird das Framework mit steigenden Anforderungen erweitert werden?
Skeptiker sagen, dass ihre Askese zusammenbrechen wird, wenn sie eine Vollzeitstelle als Produktmanagerin antritt. Es gibt auch einige Schwachstellen, z. B. die Kommunikation zwischen den Stakeholdern und die Verfolgung der Sprints, die eine zusätzliche Komplexitätsebene hinzufügen. Dennoch ist die Struktur flexibel. Notion unterstützt bereits JIRA-ähnliche Backlogs, Bear bietet Markdown, das in Confluence integriert werden kann, und Paper unterstützt Haftnotizen, um Ad-hoc-Elemente im Backlog darzustellen. Das Toolset wird sich nicht ändern, aber der Nutzungsgrad wird sich ändern. Aus der Geschichte gelernt, wird sie bekannte Mauern einbauen, anstatt ein neues Haus zu bauen.
Frieden, nicht Perfektion als endgültiges Upgrade
Nach 10 Jahren Software-Demonstrationen und Beta-Tests der nächsten großen Innovation ist Gleichgewicht eines meiner Produktionsziele. Die Geschichte von Harshibar zeigt, dass ein Upgrade nicht immer eine Ergänzung ist, sondern etwas, das man wegnimmt. Sich im Jahr 2025, wenn die Leistungsfähigkeit der KI die automatische Erstellung einer gesamten Präsentation ermöglicht, für einen Stift und zwei Anwendungen zu entscheiden, wäre radikal, sogar punkig. Aber es verspricht einen Gewinn, den kein Algorithmus jemals ersetzen kann: Seelenfrieden, der stille, wachsende Schatz der kreativen Langlebigkeit.
