Warum klassisches GTD im Cloud-Zeitalter scheitert

Digital-First-Workflows, erklärt ein Produktivitätsstratege, hätten zu einem veralteten Ansatz aus dem Jahr 2001 geführt.

Eine Flut von Verfahren und ein quälender Stress

Mangelnde Produktivitätslehren waren nie ein Problem, weder durch Franklin-Covey-Ordner noch durch neuartige KI-gesteuerte Dashboards. Dennoch ist das bekannteste Buch, David Allens „Getting Things Done“ (GTD), weiterhin in Suchmaschinen und Führungskursen ganz oben zu finden. Ich bin 2013 und 2015 auf GTD umgestiegen und glaubte, dass sich der stressfreie Ansatz mit meinem wachsenden digitalen Portfolio ausweiten würde. Stattdessen fühlten ich und über die Hälfte der 600 Berater, die ich betreut habe, uns nicht nur beschäftigter, sondern (im Gegenteil) auch weniger Kontrolle. Dieser Trend spiegelt sich in einer Asana Work Index-Umfrage von 2024 wider: 54 % der Wissensexperten probierten GTD aus und stellten nach sechs Monaten fest, was ihnen bereits bekannt ist: Tool-Müdigkeit, die sie dazu veranlasst, sich anderweitig umzusehen. (Asana, 2024)

Videoaufzeichnung der Punkt-für-Punkt-Widerlegung

Dies sollte ein gewisser Durchbruch werden, als Tom Solid, ein ebenso kompetenter Praktiker, mich 2023 in seiner YouTube-Challenge bat, konkret zu erklären, wo GTD im Cloud-Zeitalter zu kurz kommt. Seine freundliche Herausforderung war kein Internet-Stunt, sondern die Zusammenfassung der Beschwerden von Designern in Berliner Coworking-Umgebungen und von Ingenieuren, die ich in Singapur betreue. Sie alle fragten: Warum sollten wir das tun, was ein Aktenschrank im Jahr 2001 tat? Wenn wir ein Terabyte in Millisekunden indexieren, Aufgaben automatisieren und wiederholbar machen können, warum dann überhaupt einen Aktenschrank von 2001 replizieren? Ich werde diese Frage im Folgenden Schritt für Schritt beantworten.

Wartungsaufwand: Wie man Eclipses und Mosquito Doing verfolgt

Die ursprüngliche GTD-Regel, alles zu erfassen, klingt befreiend. Praktisch jeder Posteingang, jedes Tag, jeder Wochenrückblick ist nur ein weiterer Teller, den man drehen muss. Ich habe GTD-Perfektion mit einer Evernote-Checkliste erreicht: Freitags, nach einer zweistündigen Abstimmungssitzung, beanspruchten mich und eine handgezeichnete Papierzeichnung mehr als 11 % meiner wöchentlichen Arbeitszeit. Unser Asana-Bericht „Anatomy of Work 2024“ ergab, dass Wissensarbeiter bereits 58 % ihres Tages mit Arbeit rund um die Arbeit verbringen; ein schwerfälliges System zusätzlich zu nutzen, erhöht den Aufwand zusätzlich. Die Ironie ist schmerzlich: Wir neigen dazu, Ordnung zu schaffen, um Klarheit zu schaffen, und diese Ordnung wächst schneller, als wir sie umsetzen können.

Ein grenzenloses Büro: Kontext-Tags

Die Genialität von GTD lag einst in Kontext-Tags wie @phone oder @office, die es papierbasierten Mitarbeitern ermöglichten, fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Grenzen wurden mit Hilfe der Smartphones, die 23 Jahre später aufkamen, aufgehoben. Ich habe Budgets aus dem Zug verabschiedet und einen Fehler beim Kinderarztbesuch behoben – Dinge, an die Allen beim Schreiben seiner ersten Ausgabe noch nicht einmal gedacht hatte. Das Aufzwingen aktueller Aktivitäten auf antike Mülleimer raubt digitalen Werkzeugen ihren größten Vorteil: ihre Flexibilität. Tom Solid erklärt, dass jede Anpassung von GTD an Notion oder Obsidian zu doppelten Datenbanken und wiederholten Erinnerungen führt. Der statische Kontext der Methode ist unvereinbar mit einer Welt, in der sich Standort, Gerät und sogar die Teamzusammensetzung stündlich ändern.

Der blinde Fleck der Prioritäten

GTD sorgt zwar dafür, dass nichts vergessen wird, verkennt aber die geringe oder gar keine Bedeutung einiger seiner Verpflichtungen: Die Ausarbeitung eines Milliardenangebots und die Bestellung von Druckertinte sollten nicht gleichwertig bewertet oder behandelt werden. Die Bilanz, die 2025 knapp sein wird, ist Aufmerksamkeit. Laut einer McKinsey-Studie von 2023 zum Zustand von Organisationen führen einfache Prioritätsstrukturen zu einem um 40 % beschleunigten Strategie-Umsetzungszyklus. Ohne klare Priorisierung, verknüpft mit vierteljährlichen OKRs, können GTD-Praktiker dazu verleitet werden, einfache Aufgaben zu erledigen – auf Kosten umsatzstarker Aufgaben, von denen das Unternehmen lebt. Es sind strategische Reibungspunkte, nicht die Menge an Aufgaben, die moderne Teams zerstören.

Checkbox-Illusion

Es gibt kaum einen befriedigenderen Dopaminrausch als den kleinen Nervenkitzel, ein Häkchen in ein Kästchen zu setzen. Doch dieselbe Psychologie, die uns ständig abhaken lässt, lässt uns auch in der Schwebe bleiben, ohne wirkliche Bewegung. In einem Kundenaudit eines Fintech-Unternehmens aus dem Jahr 2023 erzielten Start-up-Mitarbeiter eine hervorragende Aufgabenerledigungsrate von 92 % und hatten jedes vierteljährliche Produkt-Release-Ziel verfehlt. Sie wurden durch ihre Arbeit belohnt, nicht durch ihre Ergebnisse, die auf ihrem System basierten, das auf alten GTD-Vorlagen basierte. Je länger die Liste, desto schöner das Gefühl des Fortschritts, auch wenn dieser nur eine Illusion ist.

Digitale DNA erfordert alternative Logik

Cloud-Systeme und KI-Agenten haben die Ökonomie der Aufmerksamkeit neu definiert. Echtzeitsuche macht strikte Ablage überflüssig.

• Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts verstaubt.
• Übertragungen zwischen Geräten entfallen.
• LLM-Copiloten schreiben, taggen und sortieren sogar.

Slack-, Trello- und Figma-Low-Code-Integrationen, die von Hand zusammengefügt wurden, sorgen für lebendige Workflows.

Im Grunde automatisieren neumodische Technologien das, was GTD als manuelle Aufgaben betrachtete. Die Besessenheit von Einheitschecklisten übersieht die native Intelligenz, die bereits in jedem SaaS-Abonnement enthalten ist.

Vom All-in-One-Traum zum Connected Stack

Anstatt Todoist oder Evernote alles erledigen zu lassen, stellen digitale Vorreiter eine Reihe spezialisierter Tools zusammen, die jeweils eine zentrale Informationsquelle für einen Bereich darstellen: ein CRM zur Kontaktverwaltung, Obsidian zur Speicherung und Indexierung von Wissen und Jira für Sprints. In einem Ökosystem, das deutlich anpassungsfähiger ist als monolithische Systeme, verbinden APIs diese miteinander. Der Wandel lässt sich anhand der Akzeptanztrends erklären:

Leistungsnachweis: Digital-First-Teams starten durch

Während meiner Karriere in der Wirtschaft habe ich GTD einmal durch einen vernetzten Stack ersetzt. Dadurch stieg der Durchsatz eines 40-köpfigen Produktteams innerhalb von neun Monaten um 60 Prozent – und das ohne Überstunden oder zusätzliche Mitarbeiter. Vergleichbare Beispiele gibt es auch: Laut dem Team Playbook 2025 konnte Atlassian seinen Net Promoter Score um 33 Punkte steigern, weil das Team von listenbasierter auf automatisiertes und rollenbasiertes Kanban-Typing umgestiegen ist. Solche Beispiele bestätigen, dass der Verzicht auf rückschrittliche Praktiken nicht nur Bequemlichkeit, sondern auch strategisches Tempo ermöglicht.

Blaupause für eine moderne Produktivitätsarchitektur

• Planen Sie vorab, bevor Sie etwas planen; etwa indem Sie Ihre Zielleistung als Benchmark speichern.
• Geben Sie jedem Datentyp seinen eigenen Ort, an dem Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen in ihren eigenen, aber verknüpfbaren Silos gespeichert werden können.
• Integrationen können die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitstellen, sodass Kontextwechsel auf ein Minimum reduziert werden.
• Überwachen Sie die Entwicklung in Dashboards, die nicht nur die Anzahl der beteiligten Elemente, sondern auch deren Aktionen anzeigen.
• Führen Sie regelmäßig vierteljährlich Retrospektiven durch, um die Arbeitsabläufe zu optimieren, da sich die Technologie ständig weiterentwickelt und Ihr Unternehmen dies ebenfalls tut.

Warum Geschwindigkeit zu den Neuerfindern gehört

Wenn GTD zu Ihrem Lebenselixier wird, aber reibungslos funktioniert, sollten Sie dabei bleiben. Doch die Geschichte spricht für den Einzelnen, der die Tools an das jeweilige Terrain anpasst, nicht umgekehrt. Die Kluft zwischen Kontrollkästchen-Verfechtern und Ergebniskünstlern wird größer, da KI-Copiloten erwachsen werden und Ambient Computing logische Logikbausteine verdrängt. Unternehmen, die Produktivität von Grund auf neu erfinden – worauf man sich konzentriert, wie man Daten bewegt und wie man kontinuierlich lernt –, lassen die Organisationen, die noch an ihren Ablagesystemen feilen, bereits hinter sich.

Michael Reed ist ein in Berlin ansässiger Stratege für digitale Produktivität und arbeitet mit Fortune-500-Unternehmen und wachstumsstarken Startups zusammen, um deren Arbeitsabläufe zu gestalten. Seine Arbeit basiert auf der Kombination von Verhaltenswissenschaft und praktischen Experimenten unter Einsatz modernster SaaS-Plattformen.